Wie QuickEnergy die Rechnungsverarbeitung vollautomatisiert hat
Von manueller Ablage zum automatischen Dashboard — Setup in 2 Wochen
100+ Rechnungen pro Monat — manuell sortiert, eingetippt, abgelegt. 15 Stunden Aufwand. Fehleranfällig, kein Überblick, Skonto-Fristen verpasst.
Vollautomatisches KI-Dashboard — Setup in 2 Wochen
Heute überfliegt Philipp die Rechnungen in 20 Minuten — alles bereits erkannt und eingetragen. Excel-Export auf einen Klick. Fertig.
Von 15 Stunden auf 20 Minuten pro MonatDie Ausgangssituation
Bei QuickEnergy wurden alle Eingangsrechnungen manuell verarbeitet — sortieren, eintippen, ablegen. Kein System, kein Überblick, kein automatischer Bank-Abgleich. Heute läuft alles automatisch im Hintergrund.
Was das Dashboard kann
Rechnungen kommen per Outlook rein und landen automatisch im Dashboard — kein manuelles Hochladen
Lieferant, Betrag, Datum, Kategorie und Fälligkeit werden automatisch erkannt und eingetragen
Kontoauszug hochladen — Transaktionen werden automatisch den richtigen Rechnungen zugeordnet
Automatische Warnung bei erkannten Skontofristen — kein Rabatt mehr verpassen
Ein Klick — alle Daten sauber exportiert für DATEV, sevDesk oder Lexoffice
PDFs hochladen — KI erkennt Dienstnehmer und Kosten, Excel-Export auf Knopfdruck
Automatische Warnung wenn eine Rechnung doppelt eingereicht wird
Rechnungen unterwegs prüfen und bearbeiten — auf jedem Gerät
So sieht das Dashboard aus
OCR erkennt alles — du korrigierst nur noch
Google Gemini liest jede Rechnung aus: Lieferant, Betrag, Datum, MwSt-Aufschlüsselung, Kategorie und Fälligkeit — vollautomatisch. Auch HEIC, JPG und PNG werden automatisch zu PDF konvertiert.
Alle Rechnungen auf einen Blick — gefiltert, sortiert, vollständig
Status-Tracking von offen über gebucht bis exportiert. Duplikate werden orange markiert, überfällige Fälligkeiten rot. Bulk-OCR für mehrere PDFs gleichzeitig — ein Upload, alles fertig.
Kontoauszug hochladen — Matching läuft automatisch
Bank-PDF wird per OCR eingelesen. Transaktionen werden automatisch den passenden Rechnungen zugeordnet — mit Konfidenz-Score. Was nicht passt, wird manuell zugewiesen oder abgelehnt.
Lieferanten & Auto-Erkennung
Stammdaten, IBAN, USt-IdNr. und Erkennungsrate pro Lieferant — 67% automatische Zuordnung ohne manuelles Eingreifen.
Lohnkosten & Abrechnung
Lohnabrechnung hochladen — KI erkennt alle Dienstnehmer, Körperschaften und Abgaben. Excel-Export für den Steuerberater auf einen Klick.
Das Ergebnis in Zahlen
15h
Aufwand vorher
20Min
Aufwand heute
Philipp überfliegt die Rechnungen in 20 Minuten — alles bereits erkannt und eingetragen. Das sind 14+ Stunden zurück pro Monat.
Alle Features im Überblick